Comment calculer le vrai coût de possession (TCO) d’un poste de travail ?

Temps de la manipulation :  Plusieurs heures

Niveau : Elevé

Gain énergétique et environnemental : Très important

Cout : Uniquement du temps

Quel est le coût réel d’un poste de travail ?

Les bénéfices des bonnes pratiques green it sont souvent limitées à la réduction de la facture et à "une bonne conscience environnementale". Résultat, passer le pas pour des pratiques plus green se fait difficilement. Mais si l’on calcule les bénéfices des axes de la green it sur le coût global du matériel, on peut être surpris des gains potentiels. Malheureusement, le calcul du coût total de possession ou Total Cost of Ownership (TCO), quand il est fait ne prend pas en compte tous les paramètres, comme par exemple les coûts cachés de réinstallation d’un PC. Car quand on prend tous les paramètres, le coût d’un poste de travail peut être très important. De plus, certaines sociétés utilisent les données du service comptable avec des amortissements de matériel 3 ou 5 ans pour calculer ce coût, ce qui fausse totalement la réalité du coût d’une machine.

Certaines études permettent d’avoir une bonne notion de l’importance du TCO. Le cabinet Gartner, père du TCO, a calculé un TCO pouvant aller jusqu’à 12 000 euros pour un PC avec Windows par an. Le cabinet IDC lui évalue le TCO annuel d’un client léger entre 2500 à 3100 euros. Citrix a évalué le TCO à 54 000 euros sur 5 ans. Pour notion, cela fait dans une gestion "normale" d’une insfrasture "classique", un TCO d’environ 10 000 par an.

Comment mesurer le TCO

Voici un exemple de méthologie pour calculer le TCO de votre infrastucture.

La méthodologie initiée par Gartner identifie 4 catégories de TCO
Les frais de gestion : Par exemple les frais généraux
Le coût du matériel et des logiciels : Le PC, les upgrades….
Les frais de fonctionnement : Support technique, déploiement
Le coût des arrêts et des défaillances, qu’ils soient planifiés ou non

Le classement en 4 catégories permet de balayer tous les frais directs ou indirects qui sont nécessaires pour acquérir le poste, le rendre et le maintenir opérationnel.

Dans chaque catégorie, il faut lister les coûts. Par exemple pour les frais de fonctionnement on va lister tous les coûts nécessaires pour rendre le poste fonctionnel : Maintenance annuelle pour 1 PC, coût d’installation… Toute la difficulté est d’identifier les coûts pour une machine. En effet, il est nécessaire d’estimer la charge du service support pour chaque coût. Cette difficulté amène très souvent à passer à la trappe ces coûts lors du calcul du TCO…
Une fois tous les coûts identifiés, il faut calculer le total sur la période voulue (1 ans, 3 ans …).

Quelques coûts cachés…

Nous n’allons pas ici recalculer un TCO à partir de zéro mais identifier les apports des axes de la green IT sur ce TCO. Voici quelques items que nous listons et vous laissons faire le bilan pour votre infrastructure :

Consommation électrique

En prenant le pire cas, un PC standard allumé 200 jours par an 24 heures sur 24. On a une consommation de 200*24*60 = 288 kWh sur 1 an soit 30 euros.On ne peut pas dire que la facture d’électricité soit une part importante du TCO. Mais cela ne veut pas dire que les gains apportés par l’économie d’énergie sont négligeables!

Cout d’installation

C’est le coût de mise en place d’un poste qui est souvent négligée. Ce coût ne se résume pas uniquement au coût d’installation d’un poste par le service informatique (généralement 1 journée pour un poste). Les coûts cachés sont nombreux :

Coût administratif de la commande et de la réception du matériel : devis, facture…
Côut de sauvegarde et de transfert des données de l’ancien PC vers le nouveau
Indisponibilité de l’outil de travail : lors du transfert et de l’installation du poste il est courant que l’utilisateur ne puisse pas travailler. Cela crée un coût d’improduction
Prise en main du poste par l’utilisateur : la mise en place d’un nouveau poste est souvent suivi pour l’utilisateur d’une phase de personnalisation, de réinstallation de données et logiciel personnel… et cette phase peut être non négligeable.

Ainsi le coût d’acquisition peut vite tripler et passer de 2 000 à 6 000 euros.

Côut de mise à disposition

Même si les constructeurs reprennent obligatoirement le matériel (DEEE ), les coûts cachés de la mise à disposition peuvent aussi vite monter :

Côut de prise en charge : l’envoi du matériel chez le constructeur est à votre charge. Si vous le faits via un prestataire, il y aura aussi un coût
Côut administratif : Inventaire, envoi…
Nettoyage des données : Si vous ne souhaitez pas laisser des données confidentielles aller dans la nature, il va falloir nettoyer via des logiciels ou un prestataire vos données

Côut logiciel

Lors du changement d’un PC, la récupération des licences n’est pas simple. Le modèle économique du monde logiciel et technique du monde logiciel n’est pas forcément durable. Lors du transfert d’une licence d’un PC à un autre, si la version que vous aviez n’est plus maintenu par l’éditeur vous devrez racheter une nouvelle licence. De plus, les postes sont souvent livrées avec un système d’exploitation, et compte tenu de l’évolutions rapides des OS, il est probable que ce ne soit pas l’OS que vous connaissiez. Deux solutions: il faut réinstaller l’ancien OS (Côut d’installation), soit gérer la montée en version de cet OS (racheter des licences de logiciels compatibles avec l’OS, vérifier les non-régressions…)
De même le changement de PC est souvent synonyme de changement de processeur. C’est un risque pour certains logiciels et certains périphériques.

Compte tenu que les postes sont renouvellés tous les 2 à 3 ans, pour avoir le TCO sur 5 ans, il faut multiplier ces coûts par deux. Le renouvellement à un coût qui peut ainsi être le tiers du TCO sur 5 ans.
Si l’on calcule le TCO d’un poste qui sera maintenu opérationnel sur 5 ans (par une bonne maintenance et des actions préventives (Voir bonnes pratiques), on gagnera énormément sur le TCO.

Virtualisation et cloud

La virtualisation et le cloud sont des solutions potentielles pour baisser ce TCO. Mais là, attention, car les coûts cachés sont nombreux. Et si on ne les prend pas en compte dans le TCO, les conclusions peuvent être faussées.

En coûts cachés on peut noter :

Explosion anarchique des machines virtuelles (coût de stockage, coût de maintenance…)
Coûts encore plus important que pour un poste si on renouvelle régulièrement les serveurs.
Coût de maintien opérationnel des serveurs
Frais de recherche et de suivi du prestataire
Coûts des postes si on ne passe pas avec des clients légers.

Conclusion

Le TCO est une métrique financière, il ne prend donc en compte que les aspects économiques. Tous les aspects de qualité de service, les gains environnementaux… ne sont pas pris en compte. Cependant C’est une métrique qu’il ne faut pas négliger lors de la prise de décision des actions green it. On verra avec le TCO qu’acheter une nouvelle station qui consomme deux fois moins d’énergie augmentera de façon importante le coût total.
Mais la grande leçon que donne le TCO, c’est que le prolongement de la durée de vie du matériel est un levier important pour diminuer le coût total de possession. Cela tombe bien car l’impact environnemental le plus important, ce n’est pas l’utilisation mais la fabrication du matériel.